Die Finanzverwaltung hat mit dem Kassengesetz unter anderem die Belegausgabepflicht bei Barzahlungen zum 1. Januar 2020 eingeführt. Weiterer Bestandteil dieses Gesetzes ist eine Meldepflicht für eingesetzte elektronische Kassensysteme, welche ab 2025 anzuwenden ist. Alle elektronischen Kassensysteme sind von dieser Meldepflicht betroffen, unabhängig davon, ob sie im landwirtschaftlichen Hofladen, an einer Verkaufsstelle, als sogenannte Kassenwaage auf Märkten oder von Gewerbetreibenden eingesetzt werden. Nicht davon betroffen sind lediglich offene Ladenkassen, die nicht elektronisch geführt werden.
Alle elektronischen Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft worden sind, müssen bis zum 31. Juli 2025 der Finanzverwaltung auf digitalem Weg gemeldet werden. Dafür hat die Finanzverwaltung eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit sowie eine Ausfüllhilfe über das Programm ELSTER zur Verfügung gestellt. Häufig bieten auch die Kassenhersteller an, diese Meldungen an die Finanzverwaltung vorzunehmen.
Für nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Kassensysteme muss eine Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen. Auch die Außerbetriebnahme einer solchen elektronischen Kasse ist zukünftig innerhalb eines Monats der Finanzverwaltung mitzuteilen.
Die Meldung der jeweiligen Kassensysteme muss je Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung erfolgen. Gemietete oder geleaste elektronische Kassensysteme müssen ebenfalls gemeldet werden. Dabei ist jedes elektronische Kassensystem der Betriebsstätte zuzuordnen, wo es verwendet wird. Eine Betriebsstätte ist jede Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient. Dazu zählen zum Beispiel auch Verkaufsstände in der Saison, die mit einem solchen elektronischen Kassensystem ausgestattet sind.
Der Finanzverwaltung ist folgendes elektronisch zu übermitteln:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen
- Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Art, Anzahl, Seriennummer und Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Ebenso müssen Abmeldungen, Änderungen oder Korrekturen immer mitgeteilt werden.
Der Gesetzgeber begründete die Einführung dieser Kassenmeldepflicht damit, besser überprüfen zu können, ob alle Betriebe mit gesetzeskonformen Kassensystemen arbeiten. Daher gilt, dass Sie diese Meldepflicht für elektronische Kassensysteme zwingend zu beachten haben, sowohl für die bislang angeschafften Kassensysteme als auch für neu angeschaffte oder noch anzuschaffenden Kassensysteme.
Steuerberaterin Silke Meurer
PARTA Steuerberatung GmbH, Niederlassung Rommerskirchen